作業手順書について思う事

自分がやれば簡単にすぐ終わることでも、人に頼むと想定外のことが起こったりする。例えば人に何かの作業を自分の代わりにやってもらいたいときには手順書を作ったりする。そして初回は一つ一つ自分で手順通りやって見せて、注意点などを教える。

私の場合、実際にやって見せるときには、最初にこれから行う作業の全体的な説明を行う。現在の状況と、どういう結果にするための作業だという事を説明する。手を動かすのは作業手順書に書かれた部分なのだが、私は作業する方にはその作業の結果がどういう状況になるかをきちんと理解して作業してほしいと思っている。しかし説明したとしても、残念ながらその全体の説明はあまり興味を持って聞いてもらえないことが多く、理解するまでに時間が必要みたいだ。

これまでの経験上、作業手順書を渡された人はこの作業自体がどういう結果に向かっているのか、一つ一つの作業はその結果に向けてブレイクダウンされたプロセスだということの理解が深まっていない状況下で、手順に従って手を動かしはじめてしまう場合が多いように見受けられる。その結果がミスにつながり、ミスに気付かずにそのまま作業を進めてしまって、大きなトラブルを引き起こすケースが実際にあったりするので、そこが困ったところでもある。

経験の少ない人は、作業手順書を渡された時、その作業を書いてある通りに一つ一つをこなすことばかり考えてしまうみたいで、例えば、そのファイル修正がどういう意味を持つかまでは考えてずにやってしまうみたいだ。実際にあった例の話をする。私は手順書に「コピー先のフォルダの config.php ファイルを修正」と書いたのに、作業者は誤ってコピー元フォルダの config.php を修正してしまいそうになったことがあった。すぐ横で見ていたから防げたものの、丸投げしていたら危なく本番環境をつぶされてしまうところだった。

もちろん作業によって期待される結果、ブレイクダウンした一つ一つのプロセスを正しく、理解させることは簡単ではない。 けれどもしそのレベルでの理解を流せることができる手順書なり、マニュアルなりを作成することはできるとしたら それは人類に貢献できるかもしれない。